ONTIV-QM
Verschaffen Sie sich hier einen ersten Eindruck von unserer Software!
 Erstellen und Überarbeiten
Direkte Integration von MS Office: Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Umgebung von MS Office, mit z.B. Word oder Excel. Dank der Möglichkeit des Multiformats können Sie sämtliche Dateiformate wie .doc, .docx oder .pdf hochladen und aufrufen- ganz ohne Konvertieren. Die Dateiübertragung übernimmt der Ersteller.
Erstellerrechte: Innerhalb des QM-Systems sind unterschiedliche Rechte für die Anwender zu vergeben- so auch die Erstellerrechte. Sie können individuell festlegen, wem diese Rechte zuteil werden. Ein Ersteller verfasst neue oder überarbeitet bereits bestehende Dokumente. | 
Abbildung 1: Neue Dokumente können per Mausklick über das Multiformatsmodul in das QM-System hochgeladen werden. |
Prüfen und Freigeben
| Dreistufiger Prüfprozess: Jedes neu einzustellende Dokument kann bei ONTIV-QM je nach Bedarf einen dreistufigen Prüfprozess durchlaufen. Dieser besteht aus der Inhaltsprüfung, der Fachprüfung und der Freigabe. Pro Prozess können beliebig viele Prüfer festgelegt werden, für die Veröffentlichung ist ein Freigebender pro Dokument erforderlich. Die Freigebenden können entweder durch den Verwalter des QM-Systems oder individuell durch den Dokumenten-Ersteller festgelegt werden.
Benachrichtigung: Wurde ein Dokument geprüft, erhält der Ersteller vom ONTIV-QM-System eine Benachrichtigung, ob das Dokument freigegeben wurde oder weiteren Änderungen bedarf. Wird ein Dokument freigegeben, erhalten alle Anwender, für die es relevant ist, ebenfalls eine Benachrichtigung. Auch die Änderungen, die eventuell noch vorgenommen werden, können nachvollzogen werden.
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Abbildung 2: Die Prüfer für das Dokument, das einer Prüfung bedarf, werden ausgewählt. Dafür muss lediglich bei dem gewünschten Prüfer ein Häkchen gesetzt werden.
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Verteilen und Bestätigen
Zielgerichtet: Neu eingestellte Dokumente werden automatisch und unmittelbar an die gewünschten Anwender gelenkt, die darüber sofort eine Benachrichtigung erhalten. Sie sehen gleich bei der Anmeldung am QM-System, was neu ist und können eine Lesebestätigung versenden, nachdem die neuen Dokumente aufgerufen wurden.
Gruppen und Kategorien: Idealerweise teilt der Verwalter des QM-Systems alle Anwender in Gruppen ein und weist den Gruppen ihre relevanten Dokumente zu. Die Gruppen können beliebig erstellt werden, z.B. nach Abteilungen. Und nicht nur die Anwender des Systems, sondern auch die Dokumente darin können zusammengefasst werden. Sämtliche Dokumentationen sind in Kategorien aufteilbar und somit noch schneller zuzuteilen. | 
Abbildung 3: Dokumenten können Kategorien oder Gruppen zugeteilt werden.
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Aufrufen und Archivieren
Direktsuchfunktion: Nie wieder suchen, sondern via Direktsuchfunktion das gewünschte Dokument sofort anzeigen lassen: Das geht mit ONTIV-QM.
Automatische Archivierung: Bei mehreren Versionen, die von einem Dokument existieren, wird Ihnen immer die aktuellste angezeigt. Aber die älteren Fassungen gehen dadurch nicht verloren- sie werden automatisch archiviert und mit einer Revisionierungsnummer versehen. Anhand dieser Nummer können Sie sehen, in welcher Reihenfolge die Dokumente aktualisiert wurden. Das schafft Struktur.
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Abbildung 4: Bei der Direktsuchfunktion kann nach Schlagwörtern gesucht sowie nach Gruppen oder Dokumententypen gefiltert werden.
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Mehrere Standorte und besondere Rechte
Mehrstandortfähigkeit: Das QM-System ist webbasiert und somit von mehreren Standorten aus einsetzbar. Dies birgt besonders für größere Unternehmen mit internationalen Firmensitzen einen großen Vorteil, da alle Mitarbeiter bequem auf das Multisystem zugreifen können.
Individuell zu vergebende Rechte: Leserechte, Druckrechte, Prüfrechte und Erstellerrechte können individuell an Ihre Anwender vergeben werden. Pro Anwender sind auch mehrere Rechte möglich. Per Mausklick können Sie Rechte verteilen oder entziehen. | |
Unbegrenzte Möglichkeiten
Kombination mit ONTIV-BPM und ONTIV-CMS: ONTIV-QM kann ganz einfach an ONTIV-BPM und ONTIV-CMS angebunden werden und deckt somit die gesamte Palette eines Enterprise Content Managementsystems optimal ab. In Kombination bilden somit die drei Softwarebausteine das unschlagbare Trio für Ihr Managementsystem.
Kombination mit anderen webbasierten Systemen: Auch mit anderen webbasierten Systemen ist ONTIV-QM kombinierbar. Es ist daher so flexibel wie Sie!
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